Pokazujemy, że proces pozyskiwania dofinansowania wcale nie musi być skomplikowany! Pracując na co dzień z klientami, którzy tworzą produkty z pomocą środków z konkursów PARP i NCBIR, postanowiliśmy opisać jak wyglądają pierwsze kroki w procesie pozyskiwania dotacji. W poniższym tekście przytoczymy najczęściej zadawane pytania przez osoby, które zdecydowały się powalczyć o finansowe wsparcie swoich przyszłych projektów.

Na pytania odpowiada Adriana Zalewska – Werra, EU Funds & Strategy Manager w biurze wzornictwa przemysłowego Mindsailors. Za przykład posłuży postępowanie w konkursie PARP 1.4 POPW Wzór na konkurencję (więcej informacji tutaj).

 

Klient: Myślę o nowym produkcie, wiem, że są na rynku środki na wsparcie projektu i wdrożenia, ale nie mam doświadczenia w korzystaniu z dotacji. Jak zacząć?

 

Adriana Zalewska – Werra: Zanim zaczniemy należy odpowiedzieć sobie na pytanie czy mamy już pomysł na produkt, czy może wiemy, że jest dotacja i chcemy z niej skorzystać, natomiast nie mamy jeszcze pewności na co wykorzystać środki. Jeśli jest koncepcja nowego produktu, wybieramy firmę doradczą, która przeprowadzi nas przez proces postępowania ofertowego w bazie konkurencyjności. Robimy to po to, by oszacować wartość zamówienia na interesujące nas usługi, a etap ten kończy podpisaniem umowy z wybranym biurem projektowym, który docelowo będzie realizował pierwszą część konkursu, polegającą na przeprowadzeniu audytu i stworzeniu strategii wzorniczej.

Czasami też bywa tak, że potrzebujemy nowego produktu i chcemy skorzystać z dofinansowania, ale nie mamy sprecyzowanej wizji tego jak miałby on wyglądać lub jakie konkretne cechy posiadać. Wtedy ścieżka wygląda nieco inaczej, ponieważ rozpoczynamy od rozeznania rynku w zakresie firm wzorniczych. W takiej sytuacji pomocne bywają również warsztaty, w trakcie których razem z projektantami, a także docelowymi użytkownikami, wyłaniamy koncepcję nowego produktu.

Projektanci wzornictwa przemysłowego często współpracują z firmami doradczymi, które pomagają w przejściu przez proces postępowania w Bazie Konkurencyjności, przygotowują wniosek projektowy razem z designerami, a następnie, kiedy dochodzi do pozyskania dofinansowania, pomagają rozliczyć projekt.

Wiedząc co ma być przedmiotem wniosku możemy przystąpić do działania – bez względu na to od czego wyjdziemy, naszym zadaniem będzie przeprowadzenie postepowania w Bazie Konkurencyjności, by zebrać oferty od projektantów i podpisać umowę warunkową na I etap konkursu czyli strategię wzorniczą.

 

Co to takiego Baza Konkurencyjności i jak wygląda wybór takiego podmiotu?

 

Baza Konkurencyjności to platforma online, w której składa się zapytania ofertowe. W przypadku tego konkursu należy zebrać minimum 3 oferty od biur projektowych, aby oszacować wartość zamówienia. Następnie wypełnia się formularz zapytania ofertowego udostępniony w Bazie Konkurencyjności, do którego dołączony jest wzór oferty. Wybór podwykonawcy musi nastąpić w ramach oficjalnego postępowania, zgodnie z zasadą konkurencyjności, a dodatkowo firma wzornicza musi spełnić szereg wymogów:

– udokumentowane doświadczenie w projektowaniu strategii rozwoju produktów (przeprowadzenie co najmniej trzech projektów w tym zakresie wraz z wdrożeniem na rynek w ostatnich pięciu latach)

– wskazanie co najmniej dwóch ekspertów, z których każdy posiada doświadczenie w realizacji co najmniej trzech projektów w zakresie projektowania strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) tj. przeprowadził co najmniej trzy projekty w tym zakresie wraz z wdrożeniem na rynek w ostatnich pięciu latach

 

Mam wybraną w postępowaniu firmę specjalizującą się we wzornictwie oraz podpisaną umowę warunkową. Co dalej?

 

Firma doradcza, która pomagała w opisaniu i opublikowaniu zapytania ofertowego przygotowuje wniosek o dofinansowanie. Na tym etapie pojawi się prośba o udostępnienie dokumentów finansowych, informacji o historii firmy, dotychczas prowadzonej działalności. Po złożeniu wniosku następuje dwuetapowa ocena formalna i merytoryczna przez ekspertów PARP. W ramach tej drugiej organizowany jest panel ekspertów.

 

Jak to wygląda?

 

Wnioskodawca wraz z reprezentantem biura projektowego przyjeżdża na spotkanie z przedstawicielami PARP, aby opowiedzieć o firmie i udowodnić jej potencjał do wdrożenia nowego produktu. Panel trwa około pół godziny i jest wymianą pytań oraz odpowiedzi na istotne kwestie z punktu widzenia przyszłego projektu. Po ocenie merytorycznej pozostaje tylko czekać na ogłoszenie wyników. Od momentu złożenia wniosku do opublikowania listy rankingowej mija zwykle 2-3 miesiące.

 

PARP ocenił pozytywnie nasz wniosek, jest zgoda na dofinansowanie – co dalej?

 

Razem z firmą doradczą przygotowujemy załączniki do umowy  – dokumenty finansowe za 3 ostatnie lata, informacje o statusie MŚP, rachunki bankowe do projektu i wysyłamy je do PARP. Podpisanie umowy może odbyć się zdalnie, nie trzeba specjalnie w tym celu jechać do Warszawy.

 

Są środki i można startować z projektem. Wracam do wybranego studia wzorniczego. Od czego zaczniemy?

 

Zaczniemy dokładnie od tego co było przedmiotem wniosku czyli audytu przedsiębiorstwa (więcej tutaj) i opracowania strategii wzorniczej na potrzeby wdrożenia nowego lub znacząco ulepszonego produktu. We współpracy z projektantami wyłonione zostaną potrzeby w zakresie poszerzenia oferty firmy, przeprowadzona będzie analiza konkurencji i plan na zaprojektowanie i wdrożenie nowego produktu lub rozwiązania, które będzie odpowiedzią na potrzeby klientów i zwiększy przewagę konkurencyjną firmy.

 

A jeśli mam już wykonany audyt wzorniczy i przygotowaną strategię?

 

Rozliczam projekt i składam wniosek w drugim etapie konkursu, polegającym na wdrożeniu strategii czyli realizacji pełnego procesu projektowego, którego efektem będzie nowy lub znacząco ulepszony produkt. Oprócz usług wzorniczych możemy również wnioskować o zakup środków trwałych, niezbędnych do wdrożenia nowego produktu oraz ubiegać się o dofinansowanie dodatkowych usług doradczych, takich jak certyfikowanie, brading czy porady prawne.

 

Jak wyglądają formalności w procesie składania wniosku do etapu II?

 

Bardzo podobnie jak w pierwszej części konkursu, nie ma natomiast potrzeby wcześniejszego wyboru wykonawcy. Przygotowujemy harmonogram projektu w podziale na poszczególne etapy prac. Tutaj znów pojawia się dwustopniowa ocena (formalna i merytoryczna), a oczekiwanie na decyzję to ok. 3-4 miesiące. Po pozytywnej decyzji podpiszemy kolejną umowę z PARP i będziemy mogli rozpocząć prace zgodnie z terminami zadeklarowanymi w harmonogramie. I w tym momencie zaczyna się ta najprzyjemniejsza część całego przedsięwzięcia czyli współpraca z projektantami wzornictwa i obserwowanie jak powstaje nasz nowy produkt 😊.

 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Polub naszą stronę na Facebooku i zapytaj Adrianę podczas jej dyżuru eksperckiego na Messengerze, w każdy wtorek w godzinach 11.00 – 13.00.